كل ما تريد معرفته عن إدارة المشتريات

يعتمد نجاح المؤسسات في تحقيق أهدافها على عدة عوامل، من أهمها -بلا شك- توفير احتياجاتها ومتطلباتها لإتمام العملية الإنتاجية، مع الأخذ في الاعتبار توفير هذه الاحتياجات بصورة مثالية من حيث الكمية والجودة والوقت والسعر. ولكي يتم ذلك لا بُدَّ من توافر إدارة مختصّة بهذا الشأن وهي إدارة المشتريات.

في هذا الموضوع نتعرف أكثر على إدارة المشتريات وأهميتها ومسئولياتها وأهدافها، كما نستعرض مراحل عملية الشراء، بالإضافة إلى مشكلات إدارة المشتريات وكيفية تطويرها. وفي النهاية نشارككم أكثر ما تمتاز به البرامج المحاسبية في إدارة المشتريات.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• إدارة المشتريات هي الإدارة التي تتولى كافة المهام المتعلقة بتوفير المستلزمات التي تحتاجها المؤسسة للتشغيل والإنتاج.
• تكمن أهمية إدارة المشتريات في أدوارها المتمثلة في التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان كفاءة الأداء المالي، وتحقيق التوازن بين العرض والطلب لاحتياجات المنشأة وحجم مبيعاتها، وضمان الامتثال للوائح والقوانين المعمول بها لتنظيم عمليات المشتريات.
• تتعدد مسؤوليات إدارة المشتريات ومن أهمها التخطيط ووضع سياسات الشراء التي تناسب المؤسسة، وإجراء البحوث والدراسة اللازمة لسوق العمل والمنافسين، ومراجعة طلبات الشراء، والجدولة الزمنية للمشتريات، وتحديد مستوى المخزون، وإصدار أوامر الشراء والتوريد، واعتماد عملية التسليم.
• تتبلور أهداف إدارة المشتريات حول توفير احتياجات المؤسسة بتكلفة منخفضة وجودة عالية، ودعم تنافسية المؤسسة، وبناء شبكة علاقات مع الموردين، وإعداد كوادر مستقبلية يُمكن الاعتماد عليهم لضمان سير عمليات المشتريات كما يُرام. 
• تشتمل مراحل الشراء في إدارة المشتريات على عدة مراحل وهي استقبال طلبات الشراء ودراستها، وتحديد المُورد، وإصدار أمر الشراء، والمفاوضات وتوقيع العقود والمستندات اللازمة، واستلام الأصناف وفحصها، ومراجعة المستندات والفواتير.
• تواجه إدارة المشتريات بعض المشكلات والتحديات المتمثلة في زيادة تكاليف المواد والمنتجات، وندرة أو زيادة الموردين، وعدم امتلاك المعلومات الكافية المتعلقة بالمنتج، وقيود الميزانية المُخصصة للشراء.
• تقدم برامج إدارة المشتريات حلول تكنولوجية مفيدة لدعم الأداء المالي مثل أتمتة عمليات الشراء، وبناء شبكة الموردين وسهولة التواصل معهم، وإدارة المخزون، وإصدار التقرير المالية التي تساعد على تقييم أداء المشتريات.

ما هي إدارة المشتريات؟

هي الإدارة المسئولة عن التخطيط المسبق لتوفير كافة مستلزمات المؤسسة التي تحتاج إليها، وإجراء الرقابة عليها؛ لتحقيق أهداف المؤسسة وأداء وظائفها على أكمل وجه. وبناءً على ذلك يمكن القول إن إدارة المشتريات تُركز جهودها لإتمام عمليات الشراء بالكمية المطلوبة، والجودة المثالية، والسعر الأنسب، والوقت المحدد، ومصدر التوريد الأفضل.

أهمية إدارة المشتريات

تكتسب إدارة الشراء أهميتها من كونها عنصرًا رئيسيًا لتحقيق أهداف المؤسسة، حيث تُعتبر حلقة ضرورية تعتمد عليها الأقسام الأخرى لممارسة أنشطتها، وضمان سير العملية التشغيلية داخل المؤسسة، كما تعمل إدارة المشتريات على توفير احتياجات المؤسسة بالسعر الأنسب ومن أفضل مصدر توريد، وفي هذه الحالة تكون وظيفة إدارة المشتريات قد تمت بنسبة كبيرة كما ينبغي. 

كذلك تكتسب إدارة المشتريات أهميتها من دعم المؤسسة في تقديم خدمات وسلع متكاملة عن طريق البحث عن أنسب البدائل المتاحة في السوق، و تتراوح تكاليف المشتريات بين 40 إلى 60% من قيمة المبيعات في أغلب المؤسسات والشركات وهي نسبة كبيرة ينبغي أن يتم التعامل معها بالشكل الأمثل، وتكمن أهمية إدارة المشتريات في النقاط التالية:-

• التنسيق مع الإدارات المختلفة مثل إدارة المبيعات، وإدارة الإنتاج والتصنيع، وإدارة التسويق، وإدارة التوزيع وغيرهم للمساهمة في إتمام العمليات المشتركة بكفاءة عالية.
• التفاوض للحصول على أفضل شروط للشراء والتعاقد.
• اختيار الموردين الموثوقين والمُعتمدين، وذلك من خلال جمع كافة المعلومات والبيانات الهامة حول سمعة ومصداقية الموردين و تكاليف المشتريات، وهو ما يُتيح للمؤسسة اتخاذ القرارات الصائبة بشأن الجهات المُختارة للشراء.
• تحقيق التوازن بين العرض والطلب من خلال التحديد الدقيق لإحتياجات الشراء من المواد والمنتجات بناء على حجم المبيعات الفعلية والمتوقعة للمنشأة خلال فترة زمنية معينة.
• ضمان الامتثال للقوانين التي تنظم عمليات المشتريات وأهمها التشريعات الضريبية، والجمركية، وأعمال التفتيش من الجهات المسؤولة لضمان جودة المواد المٌستخدمة في الإنتاج والتصنيع.
• تحسين الأداء المالي للمنشأة من خلال توفير تكاليف المشتريات وتقليل الهدر.
• دعم ثقة ومصداقية المؤسسة وتحسين صورتها أمام العملاء والشركاء، فعندما تتعامل إدارة المشتريات بالمؤسسة مع موردين موثوقين، يضمن ذلك جودة المنتجات وهو ما يحقق بناء سمعة طيبة للمؤسسة في السوق.

مسئوليات إدارة المشتريات

مسئوليات إدارة المشتريات التي تحملها عاتقها كثيرة ومتعددة، مما يعكس بشكل مباشر أهمية هذه الإدارة في المؤسسة، ويمكن تحديد أهم هذه المسئوليات فيما يأتي:

· التخطيط

من مهام إدارة المشتريات التخطيط ووضع سياسة شراء محكمة وتطويرها لتناسب ظروف ومتطلبات المؤسسة، وتتحدد ملامح هذه السياسة غالبًا بناء على مجموعة من المعايير، كالكمية والحاجة والجودة والسعر ... إلخ.

· إجراء البحوث

لأن إدارة المشتريات هي عنصر التعامل المباشر مع سوق الأعمال، ينبغي أن تكون على وعي كامل بوضع السوق وتقلُّباته وهو ما يتطلب إجراء بحوث ودراسات بشكل مستمر. لذلك يعتبر من مسئوليات إدارة المشتريات جمع المعلومات ذات الصلة باحتياجات المؤسسة من مواد وخدمات، ودراسة اتجاهات أسعارها ومدى توافر كمياتها، وكذلك دراسة البدائل المناسبة.

· مراجعة طلبات الشراء

من مهام إدارة المشتريات كذلك مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الإدارات المختلفة، وفي حال كان هناك تجاوز فيها يتم مراجعة الطلبات مع الإدارة لإعادة هيكلتها بما يحقق احتياجات الإدارة ولا يتعارض مع خطة المؤسسة.

· الجدولة الزمنية للمشتريات

تعمل إدارة المشتريات على تنظيم جدول زمني لتسلُّم المشتريات، بحيث تلبي احتياجات المؤسسة وإداراتها المختلفة، كما تُراعي في ذلك الكفاء التخزينية لدى المؤسسة، مع الأخذ في الاعتبار جدولة الدفعات المالية مقابل المواد المُورَّدة.

· تحديد مستوى المخزون

تعيين مستويات المخزون من مسئوليات إدارة المشتريات التي تتم بالتعاون مع إدارة المخازن، حيث يتم تعيين مستويات المخزون بين الحد الأدنى للطلب، ونقطة إعادة الطلب، والحد الأقصى للمخزون.

· إصدار أوامر الشراء والتوريد

بعد الاتفاق مع المورد على استقدام مواد منه بكمية وسعر ومواصفات محددة، تقوم إدارة المشتريات بإصدار مستند أمر الشراء للمورد لكي يتم تزويد مخازن المؤسسة بهذه المواد، وتتابع معه عملية التسليم.

· اعتماد عملية التسليم

تعمل إدارة المشتريات بالتعاون مع الشئون القانونية على التأكد من سلامة عقود الشراء والفواتير. كما تعتمد إدارة المشتريات المواد المورّدة بعد فحصها من قِبل المختصين والتأكد من موافقتها للمواصفات المطلوبة.

· التخلص من المخزون الزائد

من مهام إدارة المشتريات كذلك تصريف الأصناف التي لم يعد لها حاجة وتسبب عبئًا على المخزون.

اقرأ ايضا:

ما هو الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

أهداف إدارة المشتريات

تسعى إدارة المشتريات إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الخاصة التي تلبي بدورها أهداف المؤسسة، سواءً أكانت ربحية أم غير ذلك، من هذه الأهداف:

· توفير احتياجات المؤسسة

من أهداف إدارة المشتريات توفير كل ما تحتاج إليه المؤسسة من مواد وخدمات لدعمها في تحقيق أهدافها وإتمام مهامها بالشكل الأمثل.

· تكلفة منخفضة وجودة عالية

من أهداف إدارة المشتريات كذلك إتمام أفضل صفقة شراء أو ما يعرف بالشراء الاقتصادي، من خلال مراعاة المزيج الثلاثي السعر والجودة والخدمة.

· دعم تنافسية المؤسسة

يتم دعم تنافسية المؤسسة من خلال توفير أفضل مواد يمكن أن تنافس بها المؤسسة في السوق لتحظى بحصة سوقية كبيرة.

· شبكة علاقات مع الموردين

بناء شبكة علاقات طيبة مع أفضل الموردين في السوق أمر مهم، حيث يعود بالنفع على المؤسسة من جوانب عديدة.

· التنسيق مع الإدارات الأخرى

يُسهم التنسيق المنظم مع الإدارات المختلفة في إتمام العمليات المشتركة بكفاءة عالية.

· إعداد كوادر مستقبلية

من أهداف إدارة المشتريات التي يتم إغفالها إعداد كوادر من المختصين بعملية الشراء في المؤسسة يمكن الاعتماد عليهم. وهو أحد أهم أهداف إدارة المشتريات التي تضمن استمرار العمل داخل المؤسسة بكفاءة عالية.

مراحل عملية الشراء في إدارة المشتريات

تتم عملية الشراء وفقًا لمجموعة من الإجراءات التي تساعد على التنظيم وتحقيق الأداء الأمثل لعملية الشراء. ومع أن هذه الإجراءات قد تختلف من مؤسسة إلى أخرى نتيجة لاختلاف السياسات المتبعة في المؤسسة، إلا أنه يمكن تلخيص أبرز هذه المراحل فيما يلي:

استقبال طلبات الشراء ودراستها

الخطوة الأولى في عملية الشراء تتمثل في استقبال طلبات الشراء من إدارة المخازن أو من الإدارات الأخرى، ومن جانبها تعمل إدارة المشتريات على دراسة هذه الطلبات للتأكد من إمكانية توفير الاحتياجات كما هي في طلب الشراء.

تحديد المورد

يتطلب اختيار مصدر الشراء بحثًا دقيقًا لتحديد الأفضل من بين البدائل المتاحة، لذلك تعمل إدارة المشتريات على البحث عن أفضل الموردين، وتعمل على طلب أسعار من كلٍ منهم للاستقرار على الأنسب.

إصدار أمر الشراء

بعد تحديد المورد تُصدر إدارة المشتريات مستند أمر الشراء الذي يضم بيانات عملية الشراء، كاسم وعنوان كلٍ من المؤسسة والمورد، والصنف والكمية والمواصفات، وموعد ومكان التسليم، وشروط الشحن والدفع.

المفاوضات وتوقيع العقود والمستندات اللازمة 

يتم التفاوض مع الموردين الذين تم اختيارهم بشأن الشروط والأسعار والأوقات الزمنية للتوريد وغيرها من التفاصيل المهمة، والتوصل إلى إتفاق مُرضى لجميع الأطراف، ومن ثم توقيع العقد بين الشركة والمورد.

استلام الأصناف وفحصها

تتم هذه العملية كما أشرنا سابقًا بالتعاون بين إدارة المشتريات ومجموعة من المختصين من الإدارات المختلفة؛ وذلك لمعاينة البضائع المُتسلمة، والتأكد من سلامتها ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها.

مراجعة المستندات والفواتير

تتأكد إدارة المشتريات من صحة مستندات وفواتير عملية الشراء. كما تتولى مسئولية مراجعة السجلات ذات الصلة، كسجل أوامر التوريد، وسجل الأصناف، وسجل الموردين، وسجل العقود، وسجل المتابعة.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج لإدارة المشتريات مع مقارنة بالأسعار

المشاكل التي تواجهها إدارة المشتريات

كغيرها من الإدارات تواجه إدارة المشتريات مجموعة من العقبات التي قد تؤثر بالسلب على أدائها وتنفيذ مهامها على أكمل وجه، من هذه العقبات:

زيادة التكاليف 

زيادة التكاليف نتيجة تقلبات الأسعار والمتغيرات الاقتصادية مثل التضخم وأسعار العملات أحد أبرز المشكلات التي تواجه إدارة المشتريات، وتؤثر هذه الزيادة بالطبع على الميزانية المخصصة وتُقلل من الأرباح المُخطط لها.

 نُدرة الموردين

عدم توافر عدد مقبول من الموردين من أكثر المشكلات التي قد تواجه مسئولي المشتريات، فالخيارات القليلة تجعل من عملية الاختيار أمرًا صعبًا بحيث لا تكون هناك رفاهية اختيار الأفضل.

توافر عدد كبير من الموردين

في حين تعتبر ندرة الموردين مشكلة، كذلك اكتظاظ السوق بالموردين وتفاوت عروض الأسعار المُقدَّمة أمر بالغ السوء بالنسبة لمسئولي المشتريات، حيث يكون من الصعب عليهم تحديد الخيار الأنسب.

ويمكنك الاعتماد على نموذج مقارنة عروض أسعار من دفترة لتسهيل  اختيار العرض الأمثل المناسب لشركتك أو المؤسسة التي تعمل بها.

عدم المصداقية من قبل الموردين

من مشاكل إدارة المشتريات مخالفة الموردين لما تم الاتفاق عليه من موعد التسليم أو مواصفات الجودة، وهو أمر مزعج لمسئولي المشتريات؛ لما يتسبب في تعطيل لسير العمل.

عدم امتلاك المعلومات الكافية المتعلقة بالمنتج

من مشاكل إدارة المشتريات كذلك عدم توافر معلومات كافية ومفصلة للمواد والأصناف المطلوبة؛ حيث يتسبب ذلك في عملية شراء غير ناجحة، ولا يكون بإمكان مسئولي الشراء تقييم البدائل المقدمة من الموردين واختيار الأنسب للمؤسسة.

قيود الميزانية المخصصة للشراء 

يجب أن تلتزم إدارة المشتريات بالميزانية التي تم وضعها بواسطة المسؤولين الماليين، وأحيانًا تكون هذه الميزانية غير كافية مما يُعيق إدارة المشتريات ويجعلها حائرة بين تحقيق الأهداف وتلبية الاحتياجات مع هذه القيود المالية.

المتطلبات التعجيزية من الإدارة العليا

مع أن إدارة المشتريات مسئولة عن توفير أفضل البدائل المتاحة من حيث الجودة والسعر، إلا بعض الإدارات العليا تكون لها متطلبات تعجيزية من الصعب الوفاء بها، فلن يمكن بأي حالٍ من الأحوال توفير أفضل جودة في السوق دون مقابل مناسب.

مخالفة معايير الجودة 

تتعرض إدارة المشتريات لمشاكل كبيرة مع الجهات الحكومية المسؤولة عند عدم الامتثال لمعايير ومتطلبات الجودة المتعلقة بمواد الإنتاج والتصنيع، لذلك يجب التأكد من أن الموردين الذين يتم التعامل معهم ملتزمين بمعايير الجودة المطلوبة.

تحديات قوانين ولوائح الشراء 

يواجه إدارة المشتريات أحيانًا تحديات في التعامل مع قوانين ولوائح الشراء وتحديثاتهم، والتي قد تكون مُعقدة بعض الشيء مثل الجمارك والضرائب والقوانين البيئية.

اقرأ ايضا: 

ما الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف

ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

4 نصائح لنجاح أداء إدارة المشتريات 

1/  الرقابة على الأداء

يبدأ تطوير إدارة المشتريات بالرقابة على كافة أنشطتها لتحديد نقاط القوة والضعف فيها، وقياس وتحليل النتائج التي تتوصل إليها مقارنةً بما هو مطلوب منها، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق أهداف إدارة المشتريات. 

هذه الرقابة تتم من خلال نظام تقييم أداء يُحدّد معاييره بناءً على الأهداف المطلوبة من إدارة المشتريات، ويُساعد أيضًا على إجراء مقارنة بين ما تم تحقيقه وما هو موضوع من أهداف.

2/  الاستفادة من التجارب السابقة

كذلك يعتبر مقارنة الأداء الحالي بما سبق من أهم إجراءات تطوير إدارة المشتريات، حيث يمكن الاستفادة من التجارب السابقة وتسليط الضوء على الجوانب الإيجابية والسلبية، والبحث عن حلول للمشكلات المتكررة قبل حدوثها.

3/  تصحيح مسار الانحرافات

وبناءً على البحث والاستقصاء والمقارنة يتم تحديد الانحرافات وتفسيرها وتحديد المراكز المسئولة عن كل انحراف، ومن ثَمَّ يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية، ليس هذا فحسب بل ومتابعة تنفيذ هذه الإجراءات وتعديلها إذا تطلب الأمر.

4/  تطوير مهارات مسئولي المشتريات

أمر آخر بالغ الأهمية في تطوير إدارة المشتريات ألا وهو تطوير مهارات وإمكانيات مسئولي المشتريات، حيث ينبغي أن يتحلى مسئول المشتريات بمجموعة من السمات، كالقدرة على اتخاذ القرار، وامتلاك مهارة المساومة، وفهم طبيعة المواد والأصناف المشتراة، والدراية بأحوال السوق وتقلباته.

كيف يمكن للحلول التكنولوجية تطوير إدارة المشتريات

يلعب استخدام حلول التكنولوجية المُتقدمة دورًا حيوي في تعزيز كفاءة وتطوير أداء إدارة المشتريات، فيما يلي أبرز الحلول التي تقدمها برامج إدارة المشتريات:-

أتمتة عمليات الشراء 

تُقدم برامج المشتريات باقات متنوعة من الحلول لأتمتة منظومة الشراء بالكامل وجميع العمليات المتعلقة بها مثل تحديد طلبات أو أوامر الشراء، والحصول على الموافقة عليها، وتتبع التسليم مع الموردين، وتسوية الفواتير أليًا، مما يُحسن من كفاءة ودقة كل هذه المعاملات السابقة وتقليل أخطاء المحاسبة والمالية لعمليات الشراء مقارنة بالعمل اليدوي الذي يستهلك المزيد من الوقت والجهد.

بناء شبكة الموردين 

تُتيح البرامج الرقمية لإدارة المشتريات قواعد بيانات ضخمة يُمكن من خلالها تسجيل كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالموردين وتصنيفهم، مع إمكانية تحديث البيانات الخاصة بهم، مما يُسهل عملية اختيار الموردين وإدارة العقود والمستندات الخاصة بهم رقميًا، ومرونة تحديثها في أي وقت، مما يحقق في النهاية التواصل السلس والفعال مع الموردين.

إدارة المخزون 

يُمكن من خلال برامج إدارة المشتريات تتبع وإدارة المخزون من خلال البيانات المتعلقة به على النظام مثل الكم، والنوع، وتاريخ الصلاحية، ويتم تحديث هذه المعلومات رقميًا بشكل دوري بناء على معاملات السحب من المخزون أو الإضافة، وبالتالي توفير رؤية شاملة لمسؤولي المشتريات عن كمية المخزون المتاحة أو التالفة وهو ما يُساعد على تحديد الطلبات والاحتياجات بشكل أفضل يساعد على تقليل التكاليف ودعم الأداء المالي.

تطوير أداء المشتريات 

تُتيح الحلول التكنولوجية لتطوير إدارة المشتريات إمكانية إصدار التقارير المالية رقميًا، والتي تُساهم في تحليل أداء إدارة المشتريات وتقييم قدرتها على إدارة المخاطر والتكاليف، ومن ثم الاستفادة من نتائج هذه التقارير لتحسين العمليات وتطوير استراتيجيات المشتريات.

كيف يساعد برنامج دفترة في إدارة المشتريات

توفر البرامج المحاسبية حلولًا أكثر كفاءةً في تنفيذ كافة العمليات ذات الصلة بإدارة المشتريات، من تتبع المخزون وإعداد قوائم للموردين واستقبال عروض الأسعار وتقييم البدائل وإصدار أوامر الشراء وفواتير الشراء. كل ذلك يتم بشكلٍ آليٍّ ليمنح مسئولي المشتريات تجربةً دقيقةً وسهلةً في إتمام عمليات الشراء.

وتكون هذه التجربة أكثر سهولةً وكفاءةً إذا كان النظام سحابيًا كبرنامج ادارة المشتريات من  دفترة الذي يوفر لك الميزات السابقة كاملةً بالإضافة إلى ميزات النظام السحابي، كإمكانية الوصول للمعلومات من أي مكان وفي أي وقت، وتجنب مشكلات الصيانة، والتمتع بتحديثات دورية، مع إمكانية تخصيص البرنامج ليتناسب مع نشاط أعمالك.

مقالات مشابهة:

ما هو سند القبض ومحتوياته وكيفية عمله مع نموذج مجاني للتحميل

ما هي الدورة المستندية للمخازن

ختامًا، يُمكن القول إن إدارة المشتريات أهم الإدارات التي تلعب دورًا حاسمًا في نجاح المنشأت التجارية، فلا يقتصر دورها على توفير المواد والخدمات فقط كما يعتقد البعض، بل أنها وسيلة للوصول إلى كفاءة الأداء المالي وتحقيق الأهداف والأرباح المرجوة التي تُعزز الريادة والتنافسية في سوق الأعمال، ولا نغفل أهمية الاستثمار في الحلول التكنولوجية لإدارة المشتريات من خلال اختيار برامج إدارة المشتريات المناسبة التي توفر ميزات رقمية متعددة تساعد على تقليل الأخطاء المحاسبية، وتوفير التكاليف، وتعزيز الشفافية والتواصل مع الأطراف المعنية سواء الموردين أو المسؤولين او الشركاء، مما يساهم في تحقيق الأهداف المؤسسية بشكل أكثر فاعلية.