ما هو كارت الصنف والفرق بينه وبين كارت المخزون؟

كيف يُمكن إدارة وتداول كميات كبيرة من السلع والبضائع بنجاح؟ الإجابة ببساطة تكمن في كارت الصنف أو بطاقة صنف المخزون، فهو بطاقة تعريفية لا غنى عنها لكل منتج، وتحتوي بطاقة صنف مستودع على مواصفات المنتج وأسعاره، والكميات المتاحة منه داخل المستودعات، لذا نقدم في هذا المقال دليل شامل عن أهمية كارت الصنف، ومكوناته، وكيفية عمل بطاقة صنف المخزون، فضلاً عن ذلك نوفر لك هناك نموذج كارت صنف يمكنكم تحميله والتعديل عليه مباشرةً وفق احتياجات العمل. 

ما هو كارت صنف المخازن؟

كارت الصنف هو إحدى أدوات ضبط حركة المخزون، وهو بمثابة بطاقة تعريفية لكل صنف في المخزون تُذكر من خلالها كافة البيانات ذات الصلة بالصنف.

ويُستخدم كارت صنف المخزون للمراقبة على قيمة وكمية المخزون في المستودعات، فمن خلال كروت الصنف يمكن معرفة الرصيد المخزني من الأصناف المتوافرة.

ما هي مكونات كارت الصنف؟ 

يحتوي كارت الصنف على مجموعة من البيانات التي تُحقق الهدف منها، وهي ضبط حركة المخزون وتوفير معلومات دقيقة عن الكميات والقيم المتوافرة في المخزون من كل صنف، وتتمثل بيانات بطاقة صنف المستودع في الآتي:- 

 1- اسم الصنف

عند كتابة اسم الصنف ينبغي أن يكون واضحًا ومطابقًا لمستندات الصرف والاضافة والفواتير تجنبًا لأي لبس.

 2- رقم الصنف ورمزه

يُضاف كذلك رقم الصنف والرمز الخاص به تأكيدًا له ولعدم تداخل الأصناف.

 3- الحد الأعلى للتخزين

يُوضح الحد الأعلى للتخزين الخاص بهذا الصنف، وهو الكمية القُصوى التي يمكن للمخزون أن يتحملها لصنف معين.

 4- المخزون الاحتياطي

ينبغي لكل صنف أن يتوافر له مخزون احتياطي، وفي هذا البند يتم تحديد المخزون الاحتياطي للصنف المُحدد.

5- مستوى إعادة الطلب

ويُطلق عليها كذلك "نقطة إعادة الطلب"، وهو الكمية التي إذا وصل إليها الصنف في المخزون تبدأ عملية طلب المزيد من الصنف؛ تجنبًا لنفاد المخزون من هذا الصنف بسبب تأخر عمليات التوريد أو لأي سبب آخر.

 6- الكميات الصادرة

ينبغي أن يُوضّح في بطاقة صنف المستودع الكمية الصادرة لطرحها من الكمية المتوافرة من الصنف في المخزون، في حال توافر كمية في المخزون.

 7- الكميات الواردة

ينبغي أن يُوضّح في كارت الصنف الكمية الواردة لإضافتها إلى الكمية المتوافرة من الصنف في المخزون، في حال توافر كمية سابقة في المخزون.

 8- الرصيد المتبقي

يعتبر الرصيد المتبقي من أهم البيانات التي ينبغي أن يتم تضمينها في كارت الصنف الرصيد المتبقي منه، لتحديد مدى الحاجة إليه، واتخاذ القرارات ذات الصلة به.

 9- القيمة

يتم تضمين قيمة كل عملية تتم على الصنف، سواءً كانت عملية صرف للمخزون أو عملية توريد. 

أهمية كارت الصنف في المخازن

يكتسب كارت الصنف أهميته بشكل رئيسي من أهمية الدور الذي يلعبه، حيث يعتبر كارت الصنف أحد الوسائل الرئيسية لضبط حركة المخزون وتسيير العملية التخزينية والإنتاجية والشرائية بسلاسة، وتبعًا لهذا الدور الرئيسي هناك أمور أخرى تتحقق من خلال الالتزام بإعداد كارت الصنف، منها:

1- تسهيل إدارة وجرد المخزون

يُستخدم كارت صنف المستودع لإحكام الرقابة على المخزون، وتتبع كميات المنتجات والسلع المتاحة، وتسهيل عمليات الجرد المخزنية والتقليل من الأخطاء المتعلقة بها مثل أخطاء الجرد وتسجيل المنتجات بدقة، وتقليل فقدان المعلومات المتعلقة بالمنتجات لأنها تكون مُجمعة في مكان واحد بواسطة كارت الصنف، كذلك تحمي بطاقة صنف المستودع من المخاطر المتعلقة بزيادة أو نقصان المخزون عن الحد اللازم، ويعمل أيضًا كارت الصنف على تجنب الأخطاء المتعلقة بتسعير المنتجات حيث يضم تفاصيل دقيقة عن الأسعار والتكاليف المتعلقة بكل صنف.

2- توفير البيانات الإحصائية اللازمة عن المخزون

توضح بطاقة صنف المخزون الكميات المتاحة من كل صنف، مما يساعد على اتخاذ قرارات إدارية صائبة بشأن المشتريات الجديدة، وكذلك يُمكن من خلال بطاقة صنف المستودع تحليل كافة البيانات وجمع المعلومات الهامة حول المنتجات، مما يسهل الوصول إلى المعلومات في أي وقت ويساعد الشركة على تحليل أداء توزيع الموارد من الأصناف. 

3-  تحسين تجربة العملاء

يوفر كارت الصنف معلومات دقيقة للعملاء حول كل منتج، مثل المواصفات والأسعار وغيرها، مما يساعدهم  على اتخاذ قرارات الشراء التي تُلبي احتياجاتهم. 

كيفية عمل كارت الصنف

كثير من المحاسبين يواجهون مشكلةً في معرفة كيفية عمل كارت الصنف، وذلك لأنها تتطلب ممارسة عملية وتجربة، إلا أننا سنقدم لك الإجابة الكافية حول كيفية عمل كارت الصنف، وسنوفر عليك عناءَ البحث والممارسة في الخطوات القليلة القادمة.

• يتم إعداد نسختين من كارت الصنف بإضافة البيانات التي تم شرحها أعلاه في مكونات كارت الصنف، تُسلّم النسخة الأولى لأمين المخزن ليتولى مهمة متابعة حركة الصنف، حيث يقوم بتسجيل كل عملية صرف أو إضافة تتم على المنتج.
   
• النسخة الثانية من كارت الصنف تُسلّم لجهة إدارية تتولى مهمة الضبط والرقابة على حركة مخازن المؤسسة، حيث تُرسل إليها نُسخة من كل كارت صنف يتم إعداده تسهيلًا للوصول إلى أي كارت صنف دون الحاجة إلى الذهاب للمخزن والبحث عن موقعه بالتحديد. وتُعتبر هذه النسخة مهمة كذلك للتأكد من صحة البطاقة الأولى وتعويضها في حال فُقدت.
   
• بعد ملء كارت الصنف بنسختيه ينبغي إجراء جرد للكمية الموجودة فعليًا، ومطابقتها مع الرصيد في البطاقتين. وفي حال حدوث أي حركة على الصنف من صرف أو إضافة تُسجّل في وقتها، وفي نهاية كل يوم تتم مراجعة الأصناف ومقارنتها بالكروت للتأكد من تطابق البيانات مع الكميات.
   

يمكنك تحميل نموذج  يومية مخازن جاهز للاستخدام في رصد أي حركة تتم على المخزون مجاني من دفترة.

الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف

• كارت الصنف سبق إيضاحه، وهو المستند الذي يتم من خلاله تتبع حركة كل صنف في المخزون من صرف وإضافة ومُرتجع كذلك.
   
• كارت المخزون أو بطاقة المخزون مصطلح مرادف يُستخدم جنبًا إلى جنب مع كارت الصنف، في حين يختلف إذن الصرف اختلافًا كبيرًا عنهما.
   
• إذن الصرف هو المستند الذي يتم إنشاؤه بعد اعتماد صرف كمية من صنف في المخزون، حيث يحتوي على بيانات الصنف وتتمثل في (اسم الصنف، وكميته، والعميل المصروف له الصنف) وتُضاف عملية الصرف إلى كارت الصنف بموجب هذا الإذن.

نموذج كارت صنف جاهز للتحميل

لكي نحمل عنكم عبء إعداد كارت صنف جديد، نُقدّم لكم نموذجًا خاصًا بكارت الصنف من إعداد فريق دفترة يمكنكم تحميله والتعديل عليه مباشرةً.

نموذج كارت صنف Word

كارت الصنف في برنامج دفترة

الأنظمة الحديثة لتخطيط موارد المؤسسة ERP Systems مثل دفترة تتميز بالعديد من السمات التي دعت أصحاب الأعمال والمؤسسات إلى الاستعانة بها والاستغناء عن الطرق التقليدية في إدارة المؤسسة ونظامها المالي والمحاسبي.

من هذه الميزات برنامج ادارة المخزون والمستودعات الذي يمكنك من تتبُّع المخزون آليًا وتوفير معلومات دقيقة عن حركته وتسجيل كافة عمليات الصرف والإضافة عن طريق لوحة التحكم في كل منتج على حدةٍ. 

ويُمكن إنشاء كارت الصنف للمنتج  من خلال لوحة تحكم دفترة التي توفر العديد من القوالب والتصميمات  الخاصة لإنشاء كروت صنف تعريفية للمنتجات، مع إتاحة طباعتها، وذلك من خلال التالي:- 

• النقر على قوالب في لوحة التحكم، ومن ثم اختيار قوالب للطباعة من القائمة المنبثقة كما هو موضح. 

• اختيار ملصقات المنتجات. 

• اختيار إضافة قالب، والبدء بتصميمه حسب الحاجة إليه وتضمين عناصر (كود المنتج، باركود المنتج، سعر المنتج، وغيرها)، ومن ثم إمكانية معاينة شكل القالب وحفظه. 

هل يمكن استخدام كارت الصنف وكارت المخزون معًا؟

نعم يمكن استخدام كارت الصنف وكارت المخزون معًا، فكلاهما يُكمل منهما الأخر حيث يوفر كارت الصنف تفاصيل حول مواصفات المنتجات، وكمياتها، بينما يوفر كارت المخزون معلومات عن مواقع التخزين وحركة المخزون، ومن ثم تحسين إدارة المخزون وتقليل المخاطر المرتبطة بإدارة المنتجات.

ما أبرز الأخطاء الشائعة عند عمل كارت الصنف؟

•  عدم تحديث المعلومات الخاصة بالمنتجات بانتظام مثل الأسعار، أو المواصفات، أو الكميات مما يقدم معلومات غير دقيقة في كارت الصنف.
• إغفال إضافة بعض التفاصيل المهمة مثل تاريخ صلاحية المنتجات، ورقم الكود الخاص بها.
• استخدام تنسيقات معقدة لكارت الصنف مما يؤدي إلى صعوبة قراءته وفهمه.