ما هو السجل التجاري وشروط وكيفية استخراجه إلكترونيًا

بما أنك هنا ففي الغالب أنت على وشك افتتاح مشروع تجاري جديد وتبحث عن كيفية استخراج سجل تجاري.

حسنًا دعني أخبرك بأنك في المكان الصحيح؛ لأنك ستجد في هذا الموضوع دليلًا شاملًا عن مفهوم السجل التجاري وأهميته بالنسبة لك وبالنسبة للدولة، ثم سنوضح لك كافة المستندات المطلوبة وكيفية استخراجها، وكيفية عمل سجل تجاري خطوة بخطوة، كما ستتعرف على السجل التجاري الإلكتروني والخدمات ذات الصلة التي تقدمها منصة مصر الرقمية.

ما هو السجل التجاري؟

السجل التجاري هو أداة وزارة التجارة والصناعة لضبط حركة التجارة في البلاد وإحكام السيطرة على البيانات الخاصة بالتُّجار والشركات، حيث يضم معلومات تفصيلية عن التجار والأنشطة التجارية، مع تحديثها بشكل مستمر؛ إذ إن السجل التجاري صلاحيته 5 سنوات فقط.

ويحتوي طلب السجل التجاري الذي يتقدم به التاجر لاستخراج سجل تجاري جديد على مجموعة من البيانات، هي:

• بيانات صاحب الشركة أو وكيله (مُقدِّم الطلب)
• نوع الشركة
• اسم الشركة التجاري، وهو الاسم الذي يُميز الشركة عن غيرها، حيث يتطلب أن يكون اسم صاحب الشركة جزءًا منه.
• السمة التجارية، وهي التسمية التي يضعها التاجر على لافتة المحل.
• الغرض من إنشاء الشركة
• العنوان الرئيسي والفروع إن وجدت
• رقم القيد
• بيانات رأس المال
• تاريخ ابتداء الشركة 
• تاريخ ترخيص مزاولة النشاط
• بيانات الشركاء والإدارة العُليا إن وجد
• رقم تسجيل العلامة التجارية وبراءات الاختراع

ويوجد في مصر عدد كبير من مكاتب السجل التجاري، حيث تضم القاهرة الكبرى وحدها أكثر من عشر مكاتب، وفي بقية المحافظات مكتب واحد على الأقل. هذه المكاتب هي المسئولة عن إتمام كافة المهام ذات الصلة بالسجل التجاري، كالتسجيل وقيد البيانات والاستعلامات وغير ذلك.

أهمية السجل التجاري

يتولى السجل التجاري إتمام العديد من المهام التي تجعل منه ضرورة ملحة للحفاظ على انسياب العملية التجارية، ويعتبر السجل التجاري مهم لكلٍ من التاجر والدولة على حدٍ سواءٍ، وبيان ذلك ما يأتي:

أهمية السجل التجاري للتاجر:

1. إضفاء الصفة القانونية على المشروع التجاري.
    
2. عدم التعرض للمساءلة القانونية، حيث إن تجاهل إنشاء سجل تجاري بمثابة مخاطرة تتسبب في توقيع غرامات وعقوبات.
    
3. يعتبر السجل التجاري ضرورة في حال الحصول على التمويل.
    
4. يمكنك من خلال السجل التجاري الاستعلام عن أي تاجر أو منشأة تجارية أنت مقبل على التعامل معها.
    
5. السجل التجاري هو إحدى أهم الوثائق الرسمية لاعتماد الكيان التجاري في حال إتمام أي إجراءات حكومية أو غير حكومية.
    
6. يمكن من خلال السجل التجاري إضافة أو تعديل المسمى الوظيفي في الوثائق الرسمية كبطاقة الرقم القومي.

أهمية السجل التجاري للدولة:

1. توفير قاعدة بيانات عن التجار والمستثمرين على اختلاف أنواع استثماراتهم ومؤسساتهم.
2. توفير المعلومات ذات الصلة بحجم التجارة في المجالات المختلفة.
3. تمكين الدولة من تحديد احتياجاتها من السلع والخدمات.
4. دعم الدولة في عمليات التطوير ووضع الخطط الاقتصادية المستقبلية.

 شروط استخراج سجل تجاري والمستندات المطلوبة

سنعرض عليك في النقاط التالية مجموعة المستندات التي ينبغي أن تتوافر لديك من أجل استخراج سجل تجاري لمشروعك الجديد:

• إثبات الشخصية

بالنسبة للمصريين ينبغي تقديم صورة بطاقة رقم قومي سارية لصاحب الشركة والشركاء إن وجدوا مع الأصل للاطلاع عليه، وبالنسبة للأجانب جواز السفر.

• صحيفة الحالة الجنائية

يستخرجها صاحب المنشأة والشركاء إن وجدوا من مكتب السجل المدني، وينبغي أن تكون موجهة لمكتب السجل التجاري.

• صورة توكيل رسمي

في حال كان المُتقدم لاستخراج السجل التجاري وكيلًا عن صاحب الشركة.

• عقد تمليك أو إيجار المُنشأة

لا بد أن يكون هناك عقد تمليك أو إيجار للمنشأة التي سُيقام فيها المشروع، ولا بد من إجراء إثبات تاريخ لهذا العقد من الشهر العقاري.

• إيصال كهرباء أو غاز أو مياه

لأغراض توثيق وإثبات المنشأة التي سيُقام عليها المشروع، ينبغي توفير إيصال كهرباء أو غاز أو مياه للمنشأة.

• صورة البطاقة الضريبية أو الشهادة

البطاقة الضريبية من أهم المستندات المطلوبة لاستخراج سجل تجاري، وتُستخرج من مصلحة الضرائب. وسنوضح لك في الجزء الخاص بـ"إجراءات استخراج السجل التجاري" كيفية استخراج البطاقة الضريبية.

• ترخيص مزاولة نشاط تجاري

وهو المستند الذي يُثبت إمكانية مزاولة النشاط التجاري. ويُستخرج هذا الترخيص من الغرفة التجارية.

• طلب استخراج سجل تجاري

هو استمارة تحتوي على بيانات السجل التجاري كاسم صاحب الشركة أو وكيله، ونوع الشركة واسمها وسمتها التجارية، والغرض من إنشائها، وعنوانها الرئيسي وفروعها إن وجدت، ورقم قيدها، ورأس مالها … إلخ. ويتم عمل الطلب من مكتب السجل التجاري.

وفيما يخص مستندات استخراج السجل التجاري، تنبّه إلى أنه ينبغي اصطحاب أصول هذه المستندات جميعًا للاطلاع عليها وعدم الاكتفاء بالصور، مع تجهيز صور عدة لتقديمها عند الحاجة.

خطوات استخراج سجل تجاري

بعد أن تعرفنا على المستندات المطلوبة لاستخراج السجل التجاري نوضح في السطور التالية الخطوات التي من خلالها نقوم باستخراج السجل التجاري، وهي كالآتي:

1-: تحديد منشأة للمشروع بعقد مُثبت

ينبغي تحديد منشأة ليُقام فيها المشروع، وإثبات ذلك بعقد تمليك أو إيجار محدد المدة، ومُثبت تاريخه في مكتب الشهر العقاري. ومن الضروري أن يكون لديك إيصال ماء أو كهرباء أو غاز لهذه المنشأة.

2-: استخراج البطاقة الضريبية من مصلحة الضرائب

بعد تحديد منشأة للمشروع بعقد مُثبت تاريخه في مكتب الشهر العقاري، نتوجه بهذا العقد إلى مصلحة الضرائب لاستخراج بطاقة ضريبية.

وتصدر البطاقة الضريبية غالبًا في خلال شهر من تقديمها، إلا أنه من الممكن الحصول على شهادة ضريبية تصدر بعد عشرة أيام من تاريخ تقديم طلب الحصول على البطاقة الضريبية، وهي بمثابة شهادة مؤقتة لحين صدور البطاقة الضريبية.

3-: استخراج شهادة مزاولة النشاط من الغرفة التجارية

بعد استخراج البطاقة الضريبية من مصلحة الضرائب، نتوجه بها إلى الغرفة التجارية لاستخراج شهادة مزاولة نشاط تجاري، مع ضرورة اصطحاب البطاقة الشخصية، وصورة من عقد المنشأة المُثبت تاريخه في الشهر العقاري.

وتصدر شهادة مزاولة التجارة غالبًا في نفس اليوم، مع التنبه إلى أن صلاحية الشهادة شهر واحد فقط.

4-: طلب استخراج سجل تجاري من مكتب السجل التجاري

بعد ذلك توجّه بالشهادة الضريبية وشهادة مزاولة النشاط التجاري إلى مكتب السجل التجاري، وتقدّم بطلب استخراج سجل تجاري، وهو الطلب الذي يحتوي -كما ذكرنا سابقًا- على بيانات صاحب الشركة أو وكيله، نوع الشركة، اسم الشركة والسمة التجارية لها إن وجدت، والغرض من إنشائها، وعنوانها الرئيسي وفروعها إن وجدت، ورقم قيدها، ورأس مالها … إلخ.

مع ضرورة اصطحاب صحيفة الحالة الجنائية، وصورة من التوكيل الرسمي في حال كان المتقدّم بالأوراق وكيلًا عن صاحب المشروع.

5-: مراجعة الطلب من قِبل الموظف المختص 

بعد استيفاء كافة المستندات المذكورة أعلاه وتقديم طلب استخراج السجل التجاري، يقوم موظف مصلحة السجل التجاري بمراجعة الطلب وكافة المستندات المرفقة به.

6-: تحديد موعد استلام السجل التجاري

بعد مراجعة الطلب، يقوم الموظف بتحديد موعد لاستلام السجل التجاري، وغالبًا ما يكون استلام السجل التجاري في خلال يوم أو يومين.

كيفية التقديم على سجل تجاري إلكترونيًا

أتاحت منصة مصر الرقمية من خلال موقعها الإلكتروني إمكانية حجز موعد مسبق في أي مكتب سجل تجاري في مصر لاستخراج سجل تجاري؛ وذلك تحسينًا لمستوى الخدمة وتوفيرًا لوقت المستفيد منها.

ولحجز موعد في أحد مكاتب السجل التجاري اضغط على الرابط التالي: https://digital.gov.eg/ للدخول للصفحة الرئيسية لمنصة مصر الرقمية، ثم اضغط على "تصفح الخدمات" كما هو موضح في الصورة:

اختر من بين الخدمات المتاحة "السجل التجاري"، واضغط على "حجز ميعاد".

سيطلب منك النظام تسجيل الدخول بحسابك الشخصي.

فإذا كان لديك حساب بالفعل قم بتسجيل الدخول، وإذا لم يكن لديك حساب فاضغط على "افتح حساب جديد".

سيطلب منك النظام إدخال بياناتك الشخصية، كالرقم القومي واسم الأم وكذلك الرمز المكتوب أسفل يسار بطاقة الرقم القومي الموضح في الصورة التالية:

وبعد إدخال بياناتك اضغط على "تحقق"، وسيتحقق النظام من صحتها، ثم سيُنشئ حسابك الجديد في الحال.

يعد ذلك قُم باختيار مكتب السجل التجاري والموعد الذي تُريد حجزه، وستصلك رسالة تأكيد بموعد الحجز في حال توافره.

هذا وبالإضافة إلى خدمة حجز موعد في أحد مكاتب السجل التجاري هناك مجموعة من الخدمات ذات الصلة بالسجل التجاري توفرها منصة مصر الرقمية، مثل طلب مستخرج سجل تجاري وتكون صلاحيته ثلاثة أشهر فقط، واستعلام عن سجل تجاري، وطلب تجديد سجل تجاري، وطلب شهادة بيانات، وتحديث البيانات.

كذلك يمكن من خلال منصة مصر الرقمية إضافة منشأة مسجلة (غير مدرجة داخل شركاتك)، والاستعلام عن المكاتب، والاستدلال عن سجل تجاري، وطلب مستخرج سجل تجاري للاعتماد من وزارة الخارجية، واستعراض الحجوزات، وطلب موافقة فحص أمني، وطلب شهادة سلبية. 

وفي نهاية هذا الموضوع..

نتمنى -نحن فريق دفترة لإدارة الأعمال- أن نكون قد أجبنا على سؤال: ما هو السجل التجاري؟ ونجحنا في توضيح أهميته والمستندات المطلوبة لاستخراجه، وكذلك خطوات استخراج السجل التجاري بالتفصيل، والسجل التجاري الإلكتروني الذي هو واحد من مجموعة خدمات إلكترونية توفرها منصة مصر الرقمية.

كيفية اضافة السجل التجاري في معملاتك من خلال برنامج دفترة

كونك صاحب شركة، فمن المؤكد يهمك استخراج سجل تجاري إلكترونيًا، وهو ما يعطي شركتك مصداقية بالإضافة للرقم الضريبي. يمكنك إضافة رقم سجلك التجاري ورقمك الضريبي إلى حسابك في دفترة من خلال إعدادات الحساب المنبثقة عن الإعدادات العامة، وهو ما يفرق كثيرًا في موثوقيتك لدى الجهات الحكومية والعملاء.